Protokoll 7 fra styremøte i Vest-Agder fylkeslag 06.05.21

Tid og sted: Kl 1300-1620 via Zoom. (Astrid H. Svendsen, Charlotte Wesenberg, Ernst Hammerstrøm og Tone skeie Olsen var samlet i Gyldenløves gate 5, 4. etg., Kristiansand. Disse var innkalt: Helge Pedersen, leder. Astrid Hopland Svendsen, nestleder. Charlotte Wesenberg, styremedlem. Ernst Hammerstrøm, styremedlem. Cathrine Ahlsen, styremedlem. Bente Brottveit, 1. varamedlem. Tone Skeie Olsen, 2. varamedlem. Fra adm.: Sigrun A. Storaker, daglig leder. Cathrine Ahlsen deltok ikke under sakene 83, 84, 85 og eventuelt pga tekniske problemer.

Nyhetssak fra 20. mai 2021

Sak 67/21 Godkjenning av innkalling og saksliste

Sak 68/21 Godkjenning av protokoll fra styremøtene 15.04., 23.04. og 24.04. 2021.

Sak 69/21 Taushetsplikt for tillitsvalgte.

Sak 70/21 Anvisning av bilag.

Sak 71/21 Evaluering av årsmøtehelgen.

Sak 72/21 Økonomisk status. regnskapsrapport.

Sak 73/21 søknader.

Sak 74/21 Daglig leder orienterer.

Sak 75/21 Årshjul. Et arbeidsredskap for styret.

Sak 76/21 Ansvarsområder og oppgavefordeling i styret.

Sak 77/21 Sommeravslutning.

Sak 78/21 Aksjonsuka. Uleselig kampanjen. Uke 24. Jf. sak 58/21 , protokoll nr 4/21.

Sak 79/21 TT. Jf. sak 55/21, protokoll nr 4/21.

Sak 80/21 Samarbeidsmøte med Aust-Agder . Jf. sak 56/21, protokoll nr 4/21.

Sak 81/21 Turen til Kirkenes. Jf. sak 60/21, protokoll nr 4/21.

Sak 82/21 Turen til Eikerapen. Jf. sak 59/21, protokoll nr 4/21.

Sak 83/21 Skriftlige orienteringssaker.

Sak 84/21 Muntlige orienteringssaker.

Sak 85/21 Forslag på kandidat til brukerutvalget, Sørlandet sykehus.

Eventuelt

 

Leder Helge Pedersen åpnet møtet og ønsket spesielt velkommen til nye styre- og varamedlemmer.

 

Sak 67/21 Godkjenning av innkalling og saksliste

Vedtak: Godkjent med tilføyelse av sak 85/21 Forslag på kandidat til brukerutvalget, Sørlandet sykehus.

 

Sak 68/21 Godkjenning av protokoll fra styremøtene 15.04., 23.04. og 24.04. 2021.

Godkjent ved omsending.

 

Sak 69/21 Taushetsplikt for tillitsvalgte.

Daglig leder leste gjeldende taushetserklæring for tillitsvalgte, som må undertegnes av styrets nye medlemmer og varamedlem.

Vedtak: Daglig leder sender erklæringen i posten til hver enkelt som underskriver og returnerer dokumentet i vedlagt frankert konvolutt.

 

Sak 70/21 Anvisning av bilag.

Vedtak: Enighet i styret om at leder Helge Pedersen har anvisningsrett med Astrid H. Svendsen som stedfortreder ved behov og når det er praktiske grunner for det.

 

Sak 71/21 Evaluering av årsmøtehelgen.

Styret er glad for å kunne konstatere at helgen ble gjennomført med smittevern i kontinuerlig fokus både fra hotellets og deltagernes side. Ingen tilfelle av smitte er rapportert i etterkant. Flere av deltagerne er kontaktet en ukes tid etter arrangementet, og alle har kun positive tilbakemeldinger. Ikke minst gav folk uttrykk for at det betydde svært mye å kunne møtes igjen. Hotellet fikk skryt for god mat og fin service. Rent teknisk har vi et forbedringspotensiale i forhold til kommunikasjon mellom møtesal og foredragsholderne som var digitale. Spesielt var dette utfordrende for referenten som deltok via Zoom. Fysisk møteledelse ved vår egen styreleder, fungerte imidlertid helt utmerket.

 

Sak 72/21 Økonomisk status. regnskapsrapport.

Mottatt kontoutskrift  for april 2021. Ingen regnskapsrapport mottatt.

Daglig leder gikk gjennom de viktigste inn- og utbetalingene. Inntektene fra Bingo-spill er naturlig nok gått kraftig ned siste kvartal, men pga lite aktivitet hittil i år, er det heller ikke store utgiftsposter utenom de faste, slik som husleie.

Vedtak: Styret tok daglig leders orientering til etterretning.

 

Sak 73/21 søknader.

*Mottatt tilsagn om 67.000 fra Helse Sørøst.

*Mottatt avslag fra Bufdir om midler til prosjektet «Tøy strikken, øk motorikken».

*Ikke mottatt svar fra Agder fylkeskommune, utvalg for kultur, frivillighet og folkehelse, vedr. prosjektet «Tøy strikken, øk motorikken» og andre helsefremmende tiltak for synshemmede. Jf. sak 23/21, protokoll nr 2/21.

Det ble en meningsutveksling i styret om skriving av søknader og formål. Daglig leder mener at hun ikke kan bruke tid på skrive en søknad før det foreligger en konkret ide eller plan for et prosjekt. Charlotte Wesenberg mente at man skal søke om midler på bakgrunn av vedtatt handlingsplan, noe som fikk støtte i styret. Viktig å få ut så mange søknader som mulig, noe som selvsagt øker sjansen for å få inn midler. 

Vedtak: Daglig leder har gjort det klart for styret at hun ikke har kapasitet og tid til å være mer aktiv mht skriving av søknader enn det hun allerede er. Et enstemmig styre gir derfor  Charlotte Wesenberg mandat til å overta ansvaret med å finne instanser man kan sende søknader til, samt at hun formulerer søknadstekstene.

Daglig leder har ansvar for at de ferdigstilte søknadene sendes til oppgitt adresse innen frist.

 

Sak 74/21 Daglig leder orienterer.

*Meldt inn diverse voksenopplæringstimer til Funkis.

*høringssvar tt, skrevet av Wesenberg og Svendsen, ble  sendt innen fristen.

*Sendt brev fra Charlotte Wesenberg til Agder benken med forespørsel om møte vedr. TT.

*Hjemmesiden er oppdatert med kontaktinfo for styret, samt at godkjente protokoller er publisert under nyheter.

*Diverse publiseringer på Facebook.

*Deltar ikke lenger i prosjektet iStøtet.

*Medlemsstatus: 253 medlemmer p.t. 39 støttemedlemmer, hvorav 5 nye siden siste oppdatering 15.04.21..

*Faste givere: 1243 p.t., en reduksjon på 14 siden 15.04.21.

Vedtak: styret tar alt til orientering, men ber daglig leder så snart som mulig, oversende til sentralstyret vedtatt sak fra vårt årsmøte vedr. navn på fylkeslaget.

 

Sak 75/21 Årshjul. Et arbeidsredskap for styret. Jf. sak 53/21, protokoll nr 4/21.

Enighet i styret om at årshjulet bør være et arbeidsredskap, inneholdende datoer som styret må forholde seg til.

Ideelt sett skal alt av arrangement og møter som angår medlemmer og støttemedlemmer plottes inn i aktivitetskalenderen på hjemmesiden, men dette er det ikke kapasitet til ved kontoret iflg. daglig leder. Hun mener dessuten det er lite hensiktsmessig å bruke tid på dette under Pandemien pga stadie endringer og avlysninger.

Vedtak: Astrid Hopland Svendsen tar på seg ansvaret med å holde årshjulet oppdatert. Årshjulet legges ut på styrelista.

Datoer for styremøter og arrangementer ble gjennomgått for det som gjenstår av 2021. Blant annet ble det enighet om å tidfeste et styreseminar til 27. - 28. august.

Høstmøtehelgen blir 19. - 21. november. Styret ber daglig leder innhente tilbud fra Rosfjord strandhotell, Lyngdal.

 

Sak 76/21 Ansvarsområder og oppgavefordeling i styret.

Leder henvendte seg til hver enkelt med spørsmål om interessefelt og kompetanse., og på bakgrunn av dette ble fordelingen som følger:

Interessepolitikk og universell utforming - Charlotte Wesenberg.

Protokollføring og diverse sekretærfunksjoner - Astrid Hopland Svendsen

Aktiviteter og turer - Ernst Hammerstrøm og Bente Brottveit.

Medlemssenteret i Gyldenløves gate 5 - Tone Skeie Olsen.

Kontaktperson  mellom fylkesstyret og NBfU sør - Cathrine Ahlsen.

Kontaktperson mellom fylkesstyret og lokallagene - Astrid H. Svendsen.

Informasjon/Facebook/media - Sigrun A. Storaker og Charlotte Wesenberg.

 

Vedtak: Styret oppnevner Tone Skeie Olsen som leder for et senterutvalg. Hun får i oppdrag å foreslå personer hun ønsker å ha med seg i utvalget, og arbeidsgruppa setter opp et mandat for utvalgets virksomhet.

 

Sak 77/21 Sommeravslutning.

Sommeravslutning er tidfestet til 19. juni, men sted er ikke bestemt.

Bragdøya ble diskutert som en mulighet.

Vedtak: Ernst Hammerstrøm undersøker med Bragdøya kystlag, og han og daglig leder samarbeider om et opplegg.

 

Sak 78/21 Aksjonsuka. Uleselig kampanjen. Uke 24. Jf. sak 58/21 , protokoll nr 4/21.

De som har mulighet for å ta bilder som kan illustrere tema, ble minnet på å være observante.

 

Sak 79/21 TT. Jf. sak 55/21, protokoll nr 4/21.

Charlotte Wesenberg orienterte om det som er skjedd i saken siden siste styremøte.

Vårt høringssvar er sendt innen fristen 1. mai.

Nytt møte med leder for samferdselsutvalget ble holdt 19. april.

Brev er sendt til Agderbenken med forespørsel om møte.

Notat er sendt til stortingsrepresentant Kari Henriksen som grunnlag for spørsmål i Stortingets spørretime.

Digitalt møte med Agderbenken er avtalt til 2. juni. Charlotte Wesenberg og Astrid H. Svendsen deltar.

 

Sak 80/21 Samarbeidsmøte med Aust-Agder . Jf. sak 56/21, protokoll nr 4/21.

Møtet skal være 23.06. kl 1200-1500 i Kristiansand. Nærmere sted ikke bestemt.

Vedtak: Daglig leder  sjekker med et par hotell..

I utgangspunkt er møtet tenkt for hele styret, men det er  ikke møteplikt for andre enn arbeidsgruppa og daglig leder..

 

Sak 81/21 Turen til Kirkenes. Jf. sak 60/21, protokoll nr 4/21.

Bente Brottveit la fram planer for kontakt med representanter fra Finnmark fylkeslag.

Daglig leder presenterte forslag til bespisning på heldagsturen søndag.

Vedtak: Styret ønsker lunsjbuffet på turen søndag.

Et foreløpig program med informasjon til deltagerne må sendes ut så snart som mulig.

 

Sak 82/21 Turen til Eikerapen. Jf. sak 59/21, protokoll nr 4/21.

Astrid H. Svendsen orienterte.

Det er 28 påmeldte, noe som betyr at vi får gjestegarden for oss selv.

Prosjektregnskapet ser ut til å få et underskudd på i underkant av kr 30.000 som må dekkes av fylkeslagets midler.

Vedtak: Informasjon og program for turen formuleres av Svendsen og sendes deltagerne på mail fra kontoret i begynnelsen av uke 19.

 

Sak 83/21 Skriftlige orienteringssaker.

*Protokoll fra møte i brukerutvalget, Sørlandet sykehus 26.04.21.

*Daglig leders ferieoversikt for 2021, mail datert 28.04.21.

*Videresendt mail fra regjeringen.no vedr. justering og forlenging av stimuleringsordning for frivillighetssektoren. Charlotte Wesenberg, mail 29.04.21.

*Invitasjon til å fremme kandidater til regionalt brukerutvalg i Helse Sørøst, mail datert 27.04.21.

*Invitasjon til å fremme kandidater til brukerutvalget ved Sørlandet sykehus. Mail fra Kirsten Lund Løkling, Sørlandet sykehus datert 29.04.21 og fra fylkessekretær Ragnhild A. Wennberg, FFO Agder, datert 03.05.21. Jf. sak 85/21 i denne protokollen.

 

Sak 84/21 Muntlige orienteringssaker.

*Blind pasient på sykehus. Astrid H. Svendsen orienterte om at saken er behandlet i brukerutvalget ved sørlandet sykehus, og at dokumentet vil bli distribuert til aktuelle mottakere på avdelingene.  Jf. sak 57/21, protokoll nr 4/21.

*Webinar om organisasjonskultur i Blindeforbundet. Astrid H. Svendsen deltok og refererte kort fra møtet.

 

Sak 85/21 Forslag på kandidat til brukerutvalget, Sørlandet sykehus. Jf. mail fra adm.kons. Kirsten Lund Løkling, Sørlandet sykehus, datert 29.04.21 og fylkessekretær Ragnhild A. Wennberg, FFO Agder, datert 03.05.21.

Astrid Hopland sitter som representant i brukerutvalget i sin andre periode. Maks. tid i utvalget er tre perioder. Svendsen finner arbeidet som brukerrepresentant i sykehussystemet svært meningsfullt og interessant, og hun sier det er viktig at personer med sansetap er representert.

Vedtak: Et enstemmig styre foreslår Astrid Hopland Svendsen som kandidat til brukerutvalget ved sørlandet sykehus for en ny periode.

Daglig leder formidler dette til sykehuset og FFO Agder.

 

Eventuelt

Ernst Hammerstrøm ønsket å få konkretisert hvilke saker det har vært samarbeid om mellom Aust- og Vest-Agder fylkeslag, og hvordan samarbeidsklima har vært. Han utfordret arbeidsgruppa, som nevnte saker det har vært samarbeidet om: Henvisning til synsrehabilitering, TT, barene- og ungdomsarbeid. Det er også ønskelig med mer forpliktende kontakt vedr. FFO Agder, brukerrepresentasjon på fylkesnivå og ellers interessepolitiske saker det er naturlig å samarbeide om.

Helge Pedersen presiserte at et tettere samarbeid med Aust-Agder fylkeslag har vært ønskelig fra hans side så lenge han har vært leder.

 

Astrid Hopland Svendsen, refr.